Tijdens de webinar “5S in de voedselindustrie: hoe ontwikkel je een door medewerkers aangestuurd toolbeheerprogramma?”, besprak Amit M. Kheradia hoe de 5S-methode eraan bijdraagt om schone, veilige en gestructureerde werkplekken te creëren door de organisatie van hygiëne, sanitaire voorzieningen en hulpmiddelen en apparatuur voor materiaal. Tijdens de webinar kregen we zo veel goede vragen van de meer dan 1800 geregistreerde deelnemers, dat we er niet aan toe kwamen die allemaal te beantwoorden. Hieronder worden de top 5-vragen beantwoord door hygiëne-experts Remco en Vikan. 

1. Hoe is 5S gerelateerd aan Lean Enterprise en kunnen we hierdoor alle verspillingen elimineren die in een voedselfaciliteit worden gegenereerd? 

5S is een populaire werkplaatsorganisatiemethode die is ontstaan in de automobiele sector in Japan. Uiteindelijk werd 5S het fundament van Lean Enterprise, die het doel heeft operaties te optimaliseren door verspilling te elimineren of te verminderen. Verspilling wordt hierbij gedefinieerd als: onnodig transport, overmatige voorraad, onnodige beweging, onverklaarbaar wachten, inefficiënte overproductie, oververwerking zonder toegevoegde waarde, niet-conforme defecten en/of onbenutte vaardigheden (d.w.z. TIMWOODS). Deze Lean-principes zijn al met succes toegepast bij operaties in de voedselindustrie. Ervaring door observatie heeft ons geleerd dat bedrijven niet in staat zijn alle verspilling te elimineren. Een locatie kan echter alsnog in staat zijn om verspilling significant te minimaliseren, bijvoorbeeld door: het overdoen of afkeuren van werk te verminderen of door betere omstandigheden te creëren die kruisbesmetting voorkomen, door een schone, gestructureerde werkplek te hebben. 

2. Wat is het verschil tussen zonering door 5S en zonering door kleurcodering en hoe kunnen op kleur gecodeerde schaduwborden een 5S-systeem effectief ondersteunen?

Zonering door 5S verdeelt je gebied in specifieke zones, waarbij in elke zone een set activiteiten plaatsvindt die kunnen worden geïmplementeerd en beoordeeld door daarvoor aangewezen medewerkers. Elke zone heeft een eigen 5S-checklijst. Zonering door kleurcodering werkt door bijvoorbeeld rode gereedschapsmiddelen die met voedsel in contact komen in bereidingszones te gebruiken en blauwe gereedschapsmiddelen die met voedsel in contact komen in ready-to-eat-zones. In een specifieke 5S-zone zouden de gereedschapsmiddelen die al dan niet met voedsel in aanraking komen verschillend van kleur kunnen zijn. Daarom kan kleurcodering als best practice een 5S-programma ondersteunen. Je kunt dit combineren met het gebruik van op kleur gecodeerde tools en schaduwborden als onderdeel van een effectief toolbeheersysteem. Verschillende van onze klanten hebben ontdekt dat schaduwborden een goede manier zijn om medewerkers aan te geven welke middelen ze waar kunnen gebruiken, zonder dat er een gedeelde taal nodig is.

3. Hoe ga je om met weerstand en motiveer je je medewerkers om een 5S-plan succesvol te implementeren? Kan een locatie daarmee het opnieuw optreden van 5S-problemen in een voedselvoorziening verminderen?

Een van de grootste obstakels die moet worden overwonnen is het verkrijgen van steun van niet alleen het management, maar ook van de eerstelijnsmedewerkers die de processen moeten implementeren, herzien en verbeteren. Uit ervaring door observatie en beoordeling van enkele top 5S-artikelen is gebleken dat succesvolle 5S-implementatieteams het best gemotiveerd worden door het idee om een “visuele fabriek” te creëren. Dit concept maakt het mogelijk om problemen onmiddellijk te zien en op te lossen. Ook kan complexe activiteit afgebroken worden tot eenvoudig uitvoerbare taken, wat ervoor zorgt dat de consistentie in handelingen van alle teamleden door voorlichting en training beter wordt. Bovendien moeten 5S-verbeteringen als een team worden besloten door middel van een Root Cause Analyse (RCA). Dit geldt of u nu een correctie (een eenvoudige oplossing), een corrigerende actie (voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet) of een preventieve actie (voorkomen dat mogelijke problemen optreden) wilt doen. 

4. Kan 5S de behoefte aan GMP's binnen een locatie vervangen, en kan, naast voedselveiligheid, de gezondheid en veiligheid van werknemers worden bevorderd door middel van een 5S-programma?

Nee, 5S zal PRP's of GMP's niet overbodig maken. Deze moeten worden gevolgd volgens de regelgeving en/of auditstandaardvereisten. Het opzetten van een 5S-systeem zou je PRP/GMP-implementatieprogramma echter wel aanzienlijk kunnen ondersteunen. Ieder visueel probleem dat betrekking heeft op een item, activiteit of gebied dat niet op zijn plaats is, kan eenvoudig gespot worden in een gestructureerde werkplek en onmiddellijk opgelost, gecorrigeerd of, nog beter, voorkomen worden. 5S als werkplekorganisatiemethode is verder niet beperkt tot alleen het verbeteren van voedselveiligheid, maar verbetert ook de algehele bedrijfsbrede operaties. Sommige organisaties voegen een zesde “S” toe, die staat voor “Safety”, d.w.z. beschikbaarheid van middelen voor gezondheid en veiligheid op het werk, zoals PBM. Bovendien betekent een minder rommelige werkplek minder of geen ongevallen op de werkplek.

5. Het in stand houden van een 5S-project is een probleem waar voortdurend mee wordt geworsteld. Zijn er praktische tips om een gevestigd 5S-programma in stand te houden en te voorkomen dat het faalt?

We hebben ontdekt dat de grootste uitdaging zit in het onderhouden van een programma. Hier zijn enkele suggesties:

• Creëer een 5S-werkplekcultuur. Een goed startpunt is de acht stappen te volgen om een 5S-werkplekcultuur te ontwikkelen (zoals laten zien in de webinar).
• Gebruik eenvoudige visuele programma's bij het communiceren met medewerkers door middel van opleiding, training en een opfriscursus (indien nodig).
• Beoordelaars van een zone moeten niet dezelfde medewerkers zijn als de uitvoerders van die zone.
• Het succes van 5S hangt in grote mate af van gemotiveerde medewerkers: zelfs als een programma problemen heeft zal een gemotiveerd personeelsbestand eenvoudig zien wat er mis is en het systeem verbeteren.